你相见恨晚的Word 有什么技巧(二)!

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2017年9月1日20:32:43 评论 123 1612字阅读5分22秒

你相见恨晚的Word 有什么技巧(二)!

Word有什么奇技淫巧,让你相见恨晚?我觉得不少答案都挺好的,但是稍微有些遗憾:有些技巧确实效果很神奇,但对大部分人来说用到这种操作的概率是微乎其微,对我们日常工作的帮助并不是很大。

今年初起,陆续在公众号上给大家分享Word、Excel等软件的使用技巧,没想到需要这方面的人还是蛮多的,讲了几次课,不到3个月公众号粉丝就突破了10万,非常出乎我的预料。

下面给大家分享在过去讲课中介绍过的几个小技巧。这些技巧都非常简单,但确实很多新手不知道。它们学起来很容易,但可以大大提高你们的操作效率。

技巧1:多次使用格式刷

大部分人使用格式刷的方式都是这样的:选中要复制格式的文本,单击格式刷,然后用格式刷去刷要改变格式的文本。

 

假如我们需要给多段文本刷上同样格式的话,这样一次一次操作是很麻烦的。其实,我们只要双击格式刷图标,就可以多次使用格式刷,而不用一次一次去点了。

技巧2:将文字转换为表格

有些时候,我们将网页上的表格复制到Word里面,表格会丢失,变成下面这个样子:

这时候,其实利用Word自带的功能,可以很方便的复原表格,下面是操作的方法:

1、全选表格里的所有文字
2、点击“插入”-“表格”-“将文字转换为表格”

3、一般按照系统自动识别的结果,点击确定就可以了

技巧3:格式的批量修改

有时候,我们涉及到Word文档里面格式的批量修改需求,比如说,文档里面有50段格式相同的文本段,现在统一要对它们增大1号字。

假如Word文档撰写者使用比较规范,比如用了样式来控制格式的话,会很简单,我们只要修改样式的格式即可。

但有时候,Word文档都是很不规范的,比如下面这个样子:

 

这篇Word文档,里面的标题都是手动敲进去,然后设置加粗的,现在我们想把所有标题字号加大,并且改为别的颜色,标题多的话操作起来就会特别费时。

这种情况,我们可以用Word里面的“查找替换”功能来批量操作。

1、我们按CTRL+H调出查找替换窗口,然后打开高级查找替换窗口(我用的是MAC版本Word 2016,可能和Windows版本稍微有些不同0

 

2、在查找窗口点一下鼠标,然后点击下方的格式-字体

 

3、将字体设置为标题原来的格式:加粗

4、确定后,我们再点一下替换的选项卡,将字体格式设置为自己想要的格式,比如字号设置为小三,还是加粗,颜色修改为红色。

 

5、一路确定后效果如下:

 

我们成功将所有标题的格式修改好了。

技巧4:表格插入空行

在表格右侧空白区域点一下,光标在表格外侧,然后敲回车,可以非常方便的插入一行空白行。

 

 

技巧5:快速分页

Word里面要分页,新建一个空白页,有几种方法:

1、最土也最错误的是狂敲回车键,然后到本页末端后Word会新起一页
2、最常规做法:点击插入,然后插入分页符
3、最快的做法:按CTRL+Enter,直接换页(原理也是插入了分页符)

技巧6:两端对齐

用Word写简历的时候,在介绍履历的时候经常要用到两端对齐的格式,比如下面这样的:

 

很多同学是采用狂敲空格的方式来做,很不好,效率低,而且有时候你就是对不齐。

有两个解决办法:

方法1:表格法

插入一个表格,输入内容后将右侧内容设为”靠右对齐“

 

然后将边框取消掉即可。

方法2:用制表位

先输入内容,注意的是,同一行内靠左对齐的内容和靠右对齐的内容不要用空格隔开,而是用Tab隔开

然后选中内容,右键,选择段落:

在弹出窗口中点击左下角的”制表位“按钮,新增一个40个字符,靠右对齐的制表位:

确定后效果就出来了!

技巧7:让图片和表格自动加标题

很多人用Word插入图片或者表格,都是用手工的方式一个一个给它们加标题,但利用Word的题注功能,我们可以做到Word自动给特定内容加标题。

举个例子,让表格自动加标题的操作方法如下:

1、点击“引用”-“插入题注”

 

2、弹出窗口中点击“自动插入题注”,然后勾选“Miscrosoft Word 表格”,设置好位置等基本信息

 

Word 有什么技巧,让你相见恨晚?(一)

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Word最后更新:19/2/2020
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  • 本文由 发表于 2017年9月1日20:32:43
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